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Die Zukunft des Vertragsmanagements Smart Contract-Lösungen auf Cloud-Basis in der Praxis

| Autor / Redakteur: Andreas Dangl* / Julia Schmidt

Smart Contracts müssen nicht in Verbindung mit der heute stark gehypten Blockchain-Technologie stehen. Ein zukunftsweisendes Vertragsmanagement auf Cloud-Basis erfüllt nicht nur dieselben Sicherheitskriterien, sondern bietet Unternehmen auch zahlreiche Vorteile in Sachen Flexibilität oder Usability.

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Bei einer prozessorientierten Smart Contract-Lösung auf Cloud-Basis werden alle Vertragsversionen sowie sämtliche zugehörige Dokumente und Korrespondenzen revisionssicher dokumentiert und archiviert.
Bei einer prozessorientierten Smart Contract-Lösung auf Cloud-Basis werden alle Vertragsversionen sowie sämtliche zugehörige Dokumente und Korrespondenzen revisionssicher dokumentiert und archiviert.
(Bild: Getty)

Verträge haben einen unmittelbaren Einfluss auf den unternehmerischen Erfolg. Oftmals fehlt jedoch der Überblick über den gesamten Vertragsbestand und die sich ergebenden Rechte und Pflichten – vor allem wenn diese dezentral erstellt, abgeschlossen und aufbewahrt werden. Daher bauen immer mehr Unternehmen und Organisationen der öffentlichen Hand auf ein modernes Vertragsmanagement-System, um ihre Verträge „smart“ zu machen. Wie eine derartige Lösung aussehen kann, lässt sich am besten anhand von Beispielen aus der Praxis beschreiben.

Datenschutz- und Bilanzierungsprüfungen

Beispiel 1: Ein deutschsprachiges Buchungsportal hat für alle Gesellschaften der Unternehmensgruppe rund 2.000 aktive Vertragsakten zu verwalten. Eine einzelne Vertragsakte kann dabei bis zu 50 Aufwands- und Erlösverträge sowie unzählige Anhänge umfassen. Alle Verträge müssen eine rechtliche Prüfung sowie Datenschutz- und Bilanzierungsprüfungen durchlaufen. Dabei den Überblick zu behalten und keine Fristen zu übersehen, stellt eine immense Herausforderung dar.

Um Kollegen im Konzern in die Vertragsabwicklung miteinzubeziehen, mussten in der Vergangenheit Vertragsdokumente unkoordiniert per E-Mail ausgetauscht werden. Konzernweite Anfragen zur Vertragserstellung oder -änderung überfluteten die zuständige Abteilung – der operative Verwaltungsaufwand war enorm. Zudem gab es weder eine Backup-Möglichkeit, noch standardisierte Freigabeprozesse oder ein Fristenmanagement.

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, wurde nach einer benutzerfreundlichen, flexibel anpassbaren Lösung zur revisionssicheren und zentralen Verwaltung von Verträgen gesucht. Dabei sollten sämtliche Verträge aller zum Unternehmen gehörenden Gesellschaften erfasst werden. Besonderes Augenmerk wurde zudem auf ein zuverlässiges Fristenmanagement mit Erinnerungsfunktion gelegt.

Intelligente Verwaltungslösung

Beispiel 2: Eine Behörde wollte eine effiziente, transparente, rechtlich korrekte und standardisierte Unterstützung bei Verwaltungsverfahren im Zusammenhang mit der Regulierung von Telekommunikationsdiensten, Hörfunk, audiovisuellen Medien und Postdiensten. Dies machte den Einsatz einer intelligenten Verwaltungslösung notwendig, wobei besonderes Augenmerk auf Sicherheit, Datenschutz und Compliance gelegt wurde.

Nach einer eingehenden Marktanalyse nahm die Behörde unterschiedliche Lösungen unter die Lupe. Um die interne IT zu entlasten, fiel die Entscheidung für den Einsatz eines cloudbasierten Produktes.

Cloudbasierte Smart Contracts statt Vertragschaos

Eine prozessorientierte Vertragsmanagement-Lösung auf Cloud-Basis statt On-Premises deckt nicht nur jeden der beschriebenen Aspekte ab, sondern bietet auch End-to-End-Services über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg – von der gemeinsamen, abteilungs- und unternehmensübergreifenden Vertragserstellung, über die effiziente Abwicklung von Prüf- und Genehmigungsprozessen, der Vertragserfüllung sowie das Vertragscontrolling bis hin zur revisionssicheren Archivierung.

Das erste oben genannte Beispiel des Buchungsportals nutzt heute eine Smart Contract-Lösung, die nach Gesellschaften strukturiert ist und ein entsprechendes Rollen- und Berechtigungskonzept umfasst. Somit ist klar geregelt, wer welche Verträge einsehen bzw. bearbeiten darf. Die Geschäftsleitung kann auf sämtliche Verträge zugreifen, wobei der Inhalt nach Hierarchien und Vertragsverantwortlichen strukturiert ist. Ein schneller Überblick über sämtliche Vertragsakten und die dazugehörigen Verträge im Konzern ist somit jederzeit gewährleistet.

Die Forderung nach einer hohen Usability und einer ebensolchen Flexibilität erfüllt eine moderne Lösung unter anderem durch eine intuitive Benutzeroberfläche und individuell gestaltbare Dashboards. Dank eines grafischen Prozesseditors lassen sich selbst die komplexesten Unternehmensstrukturen digital abbilden sowie Abstimmungs-, Prüf-, und Freigabeprozesse individuell modellieren – und das ohne Programmierkenntnisse.

Was das vom Buchungsportal geforderte Fristenmanagement betrifft, bietet ein cloudbasiertes Produkt im Idealfall einen persönlichen Kalender, der in Outlook eingebunden werden kann. Hier sind sämtliche Termine, Kündigungsfristen und Vertragslaufzeiten enthalten, die der Benutzer entsprechend seiner Rollenberechtigung sehen darf. Alle Vertragsparteien werden durch automatisch versendete E-Mails an die Einhaltung von Vertragspflichten erinnert. Zudem können die User automatische Wiedervorlagen einstellen, um keine Fristen zu versäumen.

„Eine moderne, prozessgesteuerte Vertragsmanagement-Lösung auf Cloud-Basis erfüllt die unterschiedlichsten Anforderungen und lässt sich in diversen Branchen und Unternehmen einsetzen.“, Andreas Dangl, Business Unit Executive für Cloud-Services bei Fabasoft.
„Eine moderne, prozessgesteuerte Vertragsmanagement-Lösung auf Cloud-Basis erfüllt die unterschiedlichsten Anforderungen und lässt sich in diversen Branchen und Unternehmen einsetzen.“, Andreas Dangl, Business Unit Executive für Cloud-Services bei Fabasoft.
(Bild: Fabasoft)

Revisionssicher dokumentiert und archiviert

Die Themen Sicherheit, Datenschutz und Compliance wurden beim zweiten Beispiel der Behörde besonders hervorgehoben. Bei einer prozessorientierten Smart Contract-Lösung auf Cloud-Basis werden alle Vertragsversionen sowie sämtliche zugehörige Dokumente und Korrespondenzen revisionssicher dokumentiert und archiviert. Dies schafft Sicherheit in Rechtsfragen und entspricht den Compliance-Anforderungen. Zudem sorgt eine Zwei-Faktor-Authentifizierung bereits beim Login für Zugriffs- und Datensicherheit.

Die früher da oder dort formulierten Sicherheitsbedenken bei Cloud-Lösungen sind längst ausgeräumt. Für einen sicheren Betrieb sorgen etwa das C5-Testat (herausgegeben vom deutschen Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik), ISO 27001 und ISO 27018, Certified Cloud Service von TÜV Rheinland, EuroCloud StarAudit sowie IDW PS 880 durch die KPMG Advisory GmbH, welches die Revisionssicherheit gewährleistet.

Man sieht: Eine moderne, prozessgesteuerte Vertragsmanagement-Lösung auf Cloud-Basis erfüllt die unterschiedlichsten Anforderungen und lässt sich in diversen Branchen und Unternehmen einsetzen, egal ob in der Privatwirtschaft oder im öffentlichen Bereich. Als Cloud-Service bietet sie – unabhängig von der eigenen IT-Infrastruktur – höchste Flexibilität bei gleichzeitiger Wahrung von Sicherheits-, Datenschutz- und Compliance-Vorgaben.

*Über den Autor:

Andreas Dangl ist Business Unit Executive für Cloud-Services bei Fabasoft. In seiner Funktion ist er für die strategische Positionierung der Fabasoft Business Process Cloud zuständig.

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